Politique de confidentialité

1. Notre engagement

Chez Lotus Services Comptables, la protection de tes renseignements personnels est une priorité. La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels que tu nous transmets via notre site web www.lotuscl.ca ou dans le cadre de la prestation de nos services.

Nous nous conformons à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (communément appelée « Loi 25 ») ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

2. Renseignements que nous collectons

Nous pouvons collecter les renseignements suivants :

• Identification : prénom, nom, adresse courriel, numéro de téléphone.
• Communication : contenu des messages envoyés via le formulaire de contact ou par courriel.
• Prise de rendez-vous : date et heure choisies, sujet de la consultation.
• Renseignements professionnels et fiscaux : dans le cadre de la prestation de services comptables, fiscaux ou de tenue de livres, nous pouvons recueillir des renseignements financiers, fiscaux et d'entreprise nécessaires à la production des dossiers (relevés, T4, T5, états financiers, etc.).
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, pages consultées (données usuelles d'un site web).

3. Finalités de la collecte

Nous utilisons tes renseignements personnels pour :

• Répondre à tes demandes d'information et à tes courriels.
• Planifier et confirmer les rendez-vous.
• Fournir les services comptables, fiscaux et de tenue de livres que tu nous confies.
• Produire et soumettre les déclarations fiscales auprès des autorités gouvernementales (Revenu Québec, ARC).
• Communiquer avec toi au sujet de tes dossiers en cours.
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Aucun de ces renseignements n'est utilisé à des fins de marketing externe ou de profilage automatisé.

4. Conservation des renseignements

Nous conservons tes renseignements personnels pendant 7 ans à compter de la fin de notre relation professionnelle ou de la dernière transaction te concernant. Cette durée correspond aux exigences légales de conservation des documents fiscaux et comptables au Québec et au Canada.

Au terme de cette période, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons jamais tes renseignements personnels. Nous pouvons les communiquer uniquement dans les cas suivants :

• Autorités fiscales : Revenu Québec, Agence du revenu du Canada, dans le cadre des déclarations que tu nous mandates de produire.
• Fournisseurs de services tiers agissant pour notre compte (ex. : services d'envoi de courriels, logiciels de comptabilité, hébergement web), liés par des engagements de confidentialité.
• Obligations légales : lorsque la loi, un tribunal ou une autorité réglementaire nous y oblige.
• Avec ton consentement explicite dans tout autre cas.

6. Outils tiers utilisés

Notre site et nos opérations s'appuient sur les outils suivants :

• Vercel (États-Unis) : hébergement du site web.
• Resend (États-Unis) : envoi des courriels du formulaire de contact.
• GoHighLevel (États-Unis) : gestion de la relation client, automatisation marketing, envoi de courriels et planification des rendez-vous.
• Outils de prise de rendez-vous : planification des consultations.

Certains de ces fournisseurs sont situés à l'extérieur du Québec. Lorsque c'est le cas, nous nous assurons que des mesures raisonnables sont en place pour protéger tes renseignements conformément à la Loi 25.

7. Sécurité

Nous mettons en place des mesures techniques, physiques et organisationnelles raisonnables pour protéger tes renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification. Cela inclut notamment : connexions chiffrées (HTTPS), accès restreint aux dossiers, mots de passe sécurisés et formation du personnel.

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est toutefois sécuritaire à 100 %. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux, nous t'en aviserons rapidement et informerons la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI), conformément à la Loi 25.

8. Témoins (cookies)

Notre site utilise un nombre limité de témoins (cookies) techniques nécessaires à son bon fonctionnement (par exemple : préférences de navigation, animations). Nous n'utilisons pas d'outils de suivi publicitaire ni de profilage tiers.

9. Tes droits

Conformément à la Loi 25, tu as le droit :

• D'accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur toi.
• De faire rectifier tout renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• De retirer ton consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de tes renseignements (sous réserve de nos obligations légales de conservation).
• D'obtenir la cessation de la diffusion d'un renseignement ou le retrait d'un hyperlien y donnant accès, dans les cas prévus par la loi.
• De porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ( cai.gouv.qc.ca) si tu estimes que tes droits ne sont pas respectés.

Pour exercer ces droits, contacte notre responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 10).

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de notre organisation :

Pour toute question, demande d'accès ou plainte concernant tes renseignements personnels, tu peux la contacter directement à l'adresse ci-dessus. Nous nous engageons à répondre dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours.

11. Modifications à la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre afin de refléter des changements légaux, opérationnels ou technologiques. La date de la dernière mise à jour figure ci-dessous. Nous t'invitons à consulter cette page périodiquement.